Сергей Карпенко, генеральный директор компании «Инфраком», и Александр Кондратьев, директор сервисной службы, об инновационном онлайн-сервисе инструмента

ООО «Инновационно-коммерческая компания «Инфраком» — один из самых опытных и известных игроков рынка строительного инструмента и оборудования в Санкт-Петербурге. Впрочем, деятельность компании далеко выходит за региональные рамки.

У «Инфраком» есть собственные розничные магазины (давно известные под названием «Инструментальная компания № 1»). В состав компании входит также оптовое подразделение, поставляющее инструмент, оборудование и расходные материалы сотням торговых предприятий России (дилер Bosch, Makita, Metabo, Kress, «Интерскол» и других известных брендов). В компании разработана и успешно продвигается собственная торговая марка Top Tools.

Но нас заинтересовал в первую очередь другой аспект деятельности «Инфраком», а именно — on-line сервис, презентация которого состоялась в ноябре 2010 года в Москве на выставке MITEX-2010. Подобное инновационное решение среди российских инструментальных компаний пока никто не предлагал.

Стоит отметить, что тема наведения порядка в сервисном обслуживании сейчас как никогда актуальна для большинства серьезных производителей. Если в розничной и оптовой торговле компании уже достигли определенных успехов, то деятельность ремонтных подразделений зачастую трудно назвать цивилизованной. Сегодня фирмы, которые смотрят в будущее, в число приоритетов развития включают модернизацию сервиса, понимая, что по старинке работать уже нельзя. А это означает анализ данных, четкое отслеживание документооборота, безупречную логистику, наладку необходимого программного обеспечения. Тренд, на наш взгляд, очевиден.

Представители нашей редакции решили приехать в Санкт-Петербург, чтобы своими глазами увидеть так ярко и эмоционально заявленный на выставке модернизированный сервис «Инфраком». И разумеется, получить комментарии у авторов идеи — генерального директора компании Сергея Карпенко и директора сервисной службы Александра Кондратьева.

Расскажите, пожалуйста, подробнее, что такое on-line сервис «Инфраком»?

С. К. Если коротко, то это предоставление нашим заказчикам дополнительных возможностей по взаимодействию с сервисным центром на определенных этапах ремонта, позволяющих устранить или существенно снизить временные и моральные издержки, неизбежно присутствующие при традиционном (только телефонном) канале связи.

Например, как бы быстро и качественно ни были выполнены диагностика и расчет стоимости ремонта, непосредственно ремонт начнется не раньше, чем будет проведено согласование его стоимости с заказчиком. Сотрудник делает многократные попытки дозвониться в течение одного дня, второго, третьего… Время идет. Инструмент в том же состоянии — «проведена диагностика»… Причины могут быть в том, что у заказчика отключен телефон, или он был вынужден срочно уехать, или при заполнении заявки на ремонт в номере телефона допущена ошибка, или «занят, перезвоните», или… или…

Дозвонился. Теперь требуется согласовать стоимость ремонта: нужно вежливо ответить на все вопросы заказчика и подробно рассказать о том, что потребуется заменить из деталей и какие выполнить работы.

Инструмент отремонтирован. Сотрудник опять должен сообщить заказчику эту радостную весть… далее по вышеописанному сценарию.

В результате телефон приемки постоянно занят исходящими звонками, а у желающих дозвониться в сервис заказчиков ничего не получается. Все клянут сервисный центр, и хотя его сотрудники продолжают честно делать свою работу, негативное отношение уже сформировалось.

Предположим, что сервисным центром выполняется 1000 ремонтов в месяц и половина из них не требует согласования стоимости, так как они являются гарантийными. Но в остальных 500 случаях необходимо согласование стоимости ремонта с заказчиком. Это обязательная процедура, средняя продолжительность которой составляет около 10 минут. Таким образом, 5000 минут в месяц необходимо на согласование с заказчиками стоимости ремонта. Сообщения о готовности инструмента или обоснование причин отказа в гарантийном ремонте средней продолжительностью в две минуты дают дополнительно 2000 минут в месяц.

А еще в сервисный центр звонят по поводу приобретения запасных частей… А еще один и тот же заказчик может позвонить по одному и тому же поводу не единожды.

В месяц более 7000 минут у сотрудников приемки уходит только на телефонные звонки, то есть 7000 : 60 : 8 = 14,5 рабочего дня телефонных переговоров в режиме нон-стоп! Три рабочих недели из четырех в месяц одного сотрудника приемки…

А теперь представьте, что отныне незачем тратить время на попытки дозвониться.

В чем заключается ноу-хау?

С. К. Во внутренней организации процессов сервисного центра и адаптации «коробочного» программного пакета к невиртуальной реальности жизни.

На практике это работает на счет РАЗ, ДВА, ТРИ.

РАЗ: инструмент передан из приемки в ремонтный цех, и заказчик получил SMS с номером открытого заказа-наряда.

ДВА: проведена диагностика, и заказчик получил SMS со стоимостью ремонта (зайдя на сервисную страничку сайта www.infracom.ru, он может ознакомиться с подробным расчетом стоимости ремонта). Cогласование стоимости ремонта возможно:

— тут же, на сайте, нажатием на кнопочку по одному из предложенных вариантов;

— отправкой SMS на указанный номер;

— оставлением сообщения в голосовом почтовом ящике;

— ну и просто звонком (телефон-то теперь не так занят, как раньше).

ТРИ: инструмент передан из цеха на выдачу — заказчик получил SMS с информацией об окончательной стоимости ремонта.

Изменение текущего этапа ремонта, отправка SMS заказчику и выкладка подробного расчета стоимости ремонта на страницу сайта происходит одновременно и АВТОМАТИЧЕСКИ сразу же по завершении диагностики мастером. Также АВТОМАТИЧЕСКИ мастер получает информацию о согласовании стоимости ремонта с заказчиком, если это согласование выполнено нажатием кнопочки на сайте.

Какова первая реакция на нововведение?

А. К. Это интересный вопрос. Заказчик заказчику рознь. Корпоративные клиенты (например, строительные компании) сразу поняли преимущества такой работы с сервисным центром и легко перестроились. А вот с частными лицами сложнее. Кто помоложе и «продвинутей» — пользуются всеми предоставленными возможностями, а вот те, кому аббревиатура SMS незнакома, конечно, по-прежнему только звонят.

Как правило, строительная организация сдает в ремонт сразу несколько единиц инструмента или оборудования (иногда два-три десятка). Такой заказчик получит множество SMS, каждая из которых будет содержать информацию о номере открытого заказа-наряда на ремонт конкретного инструмента. Это позволит клиентам в дальнейшем однозначно идентифицировать инструмент для согласования стоимости ремонта при получении SMS о проведенной диагностике. Причем позже, для сообщения о проведенной диагностике, может быть отправлена только одна SMS — обо всей партии инструмента. Заказчик (в удобное для него время!) может ознакомиться с подробными расчетами стоимости ремонта каждого инструмента на сайте www.infracom.ru и, понажимав на соответствующие кнопочки, согласовать стоимость конкретного ремонта или отказаться от него, если проведение такого ремонта, по его мнению, нецелесообразно.

Преимущества очевидны: заказчику не нужно волноваться о том, что он на какое-то время окажется вне зоны действия сети сотового оператора (в метро, в лифте, в подвале строящегося дома и т. д.), о том, где бы подзарядить разрядившийся аккумулятор своего телефона в ожидании сообщения из сервисного центра. И уже робот (а не сотрудник!) в течение нескольких суток (и днем и ночью!) будет «тупо» пытаться доставить SMS адресату. И сделает это тотчас, как только телефон окажется в сети.

Кроме того, нет необходимости в спешном порядке принимать решение, как это происходит при обычном телефонном звонке. У заказчика есть масса времени, чтобы обдумать его в спокойной обстановке, посоветоваться с коллегами или домашними и оценить, «стоит ли овчинка выделки» или дешевле купить новый инструмент. Многие наши постоянные клиенты сразу же «просекли» и эту «фишку».

А насколько востребована услуга голосового почтового ящика? Народ не любит оставлять такие сообщения, считая, что это письмо «на деревню дедушке»…

А. К. Заказчики уверены в том, что мы прослушиваем почтовый ящик (а интерес сервиса отслеживать ответы понятен и очевиден), поэтому данной услугой пользуются активно. Нужно только назвать номер заказа-наряда и сказать, согласен или не согласен. А лишние традиционные разговоры для такой простой ситуации никому не нужны. Удобно!

По каким каналам клиенты сервиса предпочитают контактировать? Существует ли подобная статистика?

А. К. Еще слишком мало времени прошло с момента внедрения, и о статистике контактов в обратной связи говорить рано. Но кое о чем уже сказать можно.

Во-первых, сотрудники перестали обзванивать заказчиков, чтобы сообщить им о проведенных диагностиках (минус 500 звонков), так как инициатива по согласованию стоимости теперь передана клиентам.

Во-вторых, мы перестали звонить заказчикам по поводу готовности инструмента (еще минус 1000 звонков). Первое, что мы увидели после введения on-line сервиса, — у сотрудников стало больше времени для выполнения своей основной работы по приему и выдаче инструмента.

Корпоративные заказчики предпочитают согласовывать стоимость на сайте, а частные лица больше пользуются голосовыми почтовыми ящиками и традиционным звонком в сервис. На последнем месте SMS, так как такой канал связи сложнее и менее удобен, чем сообщения в голосовой почтовый ящик.

Кто писал программное обеспечение для on-line сервиса?

С. К. Мы воспользовались платформой 1 С и отраслевым решением для сервисного предприятия. Его можно приобрести у разработчика в Москве. Но «коробочный» вариант не может в одночасье заработать так, как вам хотелось, решить все накопившиеся за годы проблемы и сделать счастливыми ваших заказчиков и сотрудников. Программа сама по себе — только инструмент, а работают с ним люди. Причем разные. И по-разному могут применять его. Кто-то — по назначению и аккуратно, а кто-то — как-нибудь и не всегда. Поэтому здесь важно не формальное применение исполнителями программного продукта, а организация такой взаимосвязи процессов и такого взаимодействия между специалистами, когда отражение своих действий в базе данных каждым специалистом становится естественным и логичным завершением определенной технологической операции.

Пользуясь случаем, со страниц вашего журнала выражаю благодарность талантливому молодому математику-программисту Олегу Чистобаеву, с которым в течение нескольких месяцев мы адаптировали типовой вариант ПО для наших условий.

С какими сложностями столкнулся «Инфраком» при внедрении ПО?

С. К. Идея on-line сервиса возникла примерно в середине 2009 года, когда уже был наработан опыт применения ПО специалистами сервисного центра и были «прикручены» дополнительные сервисы для наших заказчиков. Например, выкладка текущих этапов ремонта на странице сайта и возможность заказа запасных частей оптовыми покупателями там же на сайте с выгрузкой этих заказов в 1C. Но нам потребовалось пройти через многие организационные моменты, чтобы получить работу в том виде, в каком вы видите ее сейчас.

Если говорить о глобальных изменениях в компании, то своеобразной точкой отсчета можно считать 1 января 2006 года, когда все предприятия «Инфракома» перешли на 1 С 8.0. До этого нами применялось самое разнообразное ПО, что было очень неудобно для совместной работы всех подразделений компании. К концу 2004-го решение ввести общий стандарт на применяемое программное обеспечение стало уже жизненной необходимостью. В 2005 году мы остановили выбор на 1 С 8.0 и выполнили подготовку к внедрению этого ПО.

В ходе работы мы поняли, что типовые решения функционируют всегда не так, как нужно, и в новое типовое решение разработчик не всегда успевает включить все необходимые инструменты. Они, конечно, появляются потом в следующих релизах конфигурации, но реализованы иначе и работают по-другому. А нам эти инструменты нужны не потом, а сейчас. Приходилось вносить изменения и что-то дописывать, уходя все дальше и дальше от типовой конфигурации.

Когда в свое время продажи «поехали» на нормальной учетной платформе, обороты в рознице сразу подросли (основная причина — стало понятно, что в каком магазине есть в наличии, то есть упростилась логистика). И мы подумали, как здорово было бы аналогичным образом наладить работу сервиса! Примерно в феврале 2007-го было найдено типовое решение 1 С для сервисного предприятия. После просмотра демонстрационной версии стало сразу очевидно, что программный продукт требует серьезной доработки под наши нужды.

Но… на этом этапе была допущена серьезная ошибка — мы адаптировали ПО под уже сложившиеся в сервисе процессы, принципиально ничего не меняя в организации работ. Уже в апреле 2008 года, через три месяца после внедрения нового ПО, стало понятно, что «едем не туда и не на том». Все пришлось делать фактически заново.

К концу сентября 2008-го последовательность операций и отражение действий исполнителей в базе данных были полностью построены. Пришлось провести занятия со специалистами. Со всех рабочих мест был организован доступ к тестовой базе данных для самостоятельной работы, перед сотрудниками сервиса поставили задачу: в течение октября протестировать предлагаемую настройку. В назначенный срок, посмотрев логи, я был поражен: за месяц НИКТО из сотрудников сервиса НИ РАЗУ не зашел в тестовую базу данных! И тогда с первой пятеркой «специалистов» нам пришлось расстаться…

Понятно, что люди не любят перемен. Но неужели настолько?

С. К. Основная сложность состояла не в написании ПО — она была в умах и менталитете сотрудников! Помните слова профессора Преображенского — «разруха в головах»! Аргументация потрясающая: зачем что-то менять, когда все и так работает?

Мы столкнулись с явным саботажем: сотрудники сервиса слушали, соглашались, но… ничего не делали. Известно, что «кадры решают все». Из двух десятков человек, которые работали с нами в ноябре-декабре 2008 года, на сегодняшний день осталось только четыре человека. С остальными пришлось расстаться. Оказалось, что проще нанять новых сотрудников, которые изначально согласны работать по новым правилам и воспринимают их как данность. Подтвердилась банальная истина: «переучивать сложнее, чем учить с нуля».

Сейчас в сервисе работает четырнадцать человек вместо двадцати. Причем объем выполняемых ремонтов постоянно растет. Нынешний состав специалистов может выполнять и вдвое больший объем работ, ведь теперь проблема не внутри сервисного центра, а снаружи — в перебоях в снабжении сервисного центра запасными частями.

За счет чего повысилась эффективность?

А. К. Факторов несколько. Во-первых, новая организация процесса привела к снижению числа вспомогательного персонала. Во-вторых, сократилось время подготовки заказа запасных частей поставщикам. В-третьих, сервисный центр теперь может работать с любой по составу и количеству номенклатурой инструмента, оборудования и запасных частей к ним.

Сейчас наш сервис ремонтирует и осуществляет гарантийную поддержку широкого спектра инструмента и строительного оборудования четырех десятков торговых марок (полный список смотрите на www.infracom.ru).

Можете ли привести какие-либо данные по результатам введения online сервиса, чтобы проиллюстрировать его эффективность?

С. К. Решившись на эти преобразования, мы преследовали несколько целей, главной из которых было выведение услуг по ремонту и техническому обслуживанию инструмента и строительного оборудования на более высокий уровень. Этой цели мы, похоже, достигли, предоставив в распоряжение заказчиков комфортную и удобную среду для взаимодействия.

Итогом модернизации стало двукратное снижение среднего времени нахождения инструмента в ремонте. Надо понимать, что такой результат достигнут именно за счет взаимодействия, потому что даже если диагностика и ремонт выполнены в тот же самый день, а сообщить об этом заказчику мы не в состоянии в течение двух недель, то он уверен, что длительность ремонта у нас — не меньше двух недель…

Сервис у многих компаний убыточен. Можно ли сделать его прибыльным?

А. К. Сервис у нас, как и у многих других игроков рынка, был всегда убыточным предприятием. Но тенденции после нововведений показывают, что теперь «Инфраком-сервис» устойчиво идет в точку безубыточности. По оценке текущего положения дел, в середине 2011 года (то есть в июле-августе) наш сервис пройдет эту точку.

Что вы хотели бы сказать в заключение из того, что не вошло в рамки этого интервью?

С. К. Так случилось, что on-line сервис заработал в конце октября 2010 года. Самыми первыми результатами, полученными нами буквально накануне MITEX-2010, мы и поделились с нашими коллегами на выставке.

Проблемы в сервисных центрах у всех примерно одинаковы, поэтому то, что нами было продемонстрировано, никого не оставило равнодушным. Можно сказать, мы сделали своеобразный вызов всем, кто сейчас работает на рынке и имеет собственные сервисные центры. Надеемся, что наш вызов будет принят и кто-нибудь на страницах «Потребителя» расскажет, как в других компаниях решают проблемы сервиса.

Интервью подготовила Любовь БАЛАБОЛИНА

апрель 2011 года